北京智能檔案庫房一體化管理方案
檔案密集架又稱檔案密集柜、檔案柜、移動鐵柜等多種稱呼，一般隨著企業(yè)單位發(fā)展檔案室中的檔案資料越來越多，為了方便存儲以及節(jié)省空間達到有效的檔案管理，于是產生了檔案密集架和密集柜。
檔案密集柜能夠有效利用空間，將檔案庫房的空間利用率提高至80%，檔案存儲量可以提高4至5倍，其保密性能好，安全系數高，被企事業(yè)單位，銀行，學校圖書館，辦公室，檔案局，資料室，科研部門等廣泛運用。通過檔案密集柜設計人員的了解和設計，結合檔案局規(guī)定，結合國家及行業(yè)標準，進行合理的布局，在地面上安裝運行軌道，將多列鐵柜通過底架在軌道上運行形成一個整體，進而形成密集型移動檔案儲物柜，就將該檔案管理裝具命名為檔案密集柜/架。
隨著時代的發(fā)展，檔案密集柜/架也出現了更多的智能化功能，使檔案管理工作更加簡單高效。智能檔案密集柜/架的優(yōu)勢主要有以下幾點：
1.智能型檔案密集架及集成管理系統。由一套管理軟件進行控制管理。實現檔案的條目級管理、檔案實物管理、庫房及密集架內溫濕度的管理控制。
2.無序存放，有序管理，高度智能化。智能密集架在整個檔案存取的過程中，具有主控電腦與密集架的雙向通訊功能。主控電腦將存/取檔信息發(fā)送到每列密集架終端，并每列相關液晶顯示屏一清晰顯示，并發(fā)出提示信號，檔案員可根據提示信號擇優(yōu)進行存取工作;在存/取檔過程中密集架終端將相關信息發(fā)送給主控電腦。在檔案存放(還庫)時，當檔案位置變更時，智能系統會自動記錄新的檔案存放位置，使存取簡單有序、方便快捷，提高工作效率，達到高度智能化。
3.溫濕度智能管理模塊。智能系統與設備的智能控制，無需人工記錄溫度濕度，無需人工開、關空調、除濕機。實現自動控制、記錄溫濕度;并自動提示密集架內、外溫度濕度;小空間的溫度濕度達標。
4.每列密集架必須裝有一臺液晶顯示屏，顯示與本列密集相關的信息。顯示內容：①本列密集架存/取檔案的檔號、類別的顯示②本列密集架存/取檔案的存放位置的顯示③本列密集架存、取檔成功與否的顯示(伴有聲光提示)④密集架內外溫濕度的顯示⑤電子標示框-可翻屏顯示本列檔案類。
北京鋼之杰參與國家行業(yè)標準DA/T 65-2017《檔案密集架智能管理系統技術要求》的制定，自主研發(fā)的R8型智能密集架擁有依托物聯網、大數據的智能控制系統，實現了密集架的智能化和人機交互，可以幫助用戶解決檔案的檢索、安全、保存等各種問題，并配備多種人員安全保護功能，體現了“專注于實體檔案信息安全，檔案智能設備運營安全”的產品理念。
一：密集架搬遷前后需要對其中存放的檔案進行裝箱搬遷，有些事項是需要非常注意的，下面就來給大家講講密集架搬遷前后需要什么。
1.對搬遷檔案提前做好準備工作，清點、編號及裝箱，裝箱后要貼上標有序列號碼的封條，裝箱檔案搬運到新庫房后，即對箱子封條進行驗收，并將包裝箱內檔案逐一進行查驗、存放。
2.除密集架搬遷工作成員外，嚴禁其他閑雜人員靠近和混入搬運隊伍當中，對每趟檔案搬遷過程實施全程監(jiān)控，安保人員對每趟檔案搬遷過程實施全程護送，每批次檔案搬運工作的情況都有專人來認真的盡職負責，檔案搬遷工作全部結束后還應形成書面總結，以備向領導匯報和存檔。
二：密集架的檔案搬遷需求：
1.需相關部門人員協助完成檔案搬遷工作，如安保、搬運人員等。
2.需配備檔案目錄存放柜三組。
3.運輸車輛，用廂式貨車運輸較為合理，防雨、防盜等安全性高。
4.檔案搬遷裝具，使用檔案鐵皮柜及塑料整理箱搬運都可。
5.根據檔案保管要求，需及時配備滅火器、溫濕度計及吸塵器。
檔案庫房一體化智能管理系統以服務為基礎，所有的服務都是圍繞庫房這一核心進行。其中的服務主要包括：庫房環(huán)境數據采集服務、視頻監(jiān)控服務、短信服務、郵件服務、庫房設備聯動服務、檔案服務、文件存儲服務、網絡服務。各服務之間協同運作確保庫房環(huán)境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現了檔案庫房一體化智能管理系統實現庫房一體化的先進性和必要性。實現”人防、物防、技防”的檔案安全防范體系，確保檔案安全。
當前智能信息化時代的洶涌來襲，對檔案人而言，重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”檔案文獻就是要建設能夠適應智能信息化時代的智能檔案館，想“用好”檔案文獻就是必須在大數據環(huán)境中建設以用戶為中心提供服務的檔案館。如果說檔案數據是“魚”，以往檔案工作模式則相當于“池塘捕魚”，在大數據時代，檔案部門面對的檔案數量規(guī)模大、種類繁多，工作模式一定要更靈活更智能化，否則就相當于“大海捕魚”。因而，智能檔案館的建設就顯得如此重要。智能檔案館的核心理念是智能服務，而檔案館要提供智能服務就要將館舍、檔案、網絡、數據以及用戶統一在智能網絡中，達到有效挖掘、整合、利用各互動要素產生的海里結構化與非結構化的數據目的。
通常情況下，檔案館在實施RFID 技術以后，在同樣的數目或更少的館員的情況下，檔案館的資料管理質量會大大地提高。目前，國內已有多家省檔案館已經實施RFID系統，并已經穩(wěn)定開始使用。國家電網、工商、人才市場等單位也已經在陸續(xù)試點過程中。未來，將會有更多的RFID智能化檔案館進入實施階段。
北京鋼之杰檔案庫房一體化智能管理系統將檔案密集架智能化、檔案庫房環(huán)境智能化、檔案資料管理智能化融合在一起，組成全新的檔案庫房一體化智能管理平臺。通過中控系統實現對檔案庫房環(huán)境管理、檔案資料管理、檔案密集架智能管理統一控制。檔案庫房整體系統有機結合后形成真用的中央控制平臺，遠程客戶端通過專用交換機與系統層通訊。
檔案庫房一體化智能管理系統分為中控層、系統層、控制層、設備層，將檔案庫房環(huán)境智能化管理、檔案資料智能化管理、檔案密集架智能化管理三大系統完美的融合在一起，使物聯網技術在檔案管理領域得到充分運用。智能管理平臺由實體檔案管理、庫房安全管理、庫房環(huán)境管理控制、庫房設備智能管理控制、庫房引導等功能模塊構成，又可分為多個管理子系統。
檔案庫房一體化智能管理系統配置溫度、濕度、空氣質量等傳感設備，實時采集庫房的環(huán)境數據并通過圖表的方式實時展示。系統配置恒溫、恒濕、消毒、凈化設備，在溫度、濕度、空氣質量等庫房環(huán)境指標超出或低于設定的閾值時，系統設備自動控制相關設備進行工作，保障庫房環(huán)境。庫房環(huán)境數據可以選擇布局曲線、表格等多種視圖顯示監(jiān)測結果，方便用戶觀測。
檔案庫房一體化智能管理系統配置視頻監(jiān)控、紅外檢測、門禁管理設備，通過系統統一管理調度，可與系統其他設備聯動運行，實現24小時自動布防，保障庫房安全。當監(jiān)測點出現異常情況，系統自動以系統提示、聲光、短信、郵件等多種方式通知管理人員，系統界面同步顯示監(jiān)測異常點，同時啟動報警所在位置的視頻監(jiān)控器自動進行錄像并保存視頻圖像，便于以后查實。將警情自動存檔、保存，便于以后查詢。
直觀的展示檔案庫房。通過操作圖形化的界面打開關閉密集架列，系統展示實時的密集架開架情況（如某一列密集架打開，在虛擬庫房中也同步打開），通過虛擬庫房可以操作密集架進行開架、合架，架體通風等操作。虛擬庫房通過圖表等多種方式實時展示庫房的實時環(huán)境數據 (溫度，濕度，空氣質量等)
近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴大了，數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯。
傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。
實現檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務，對檔案流通進行動態(tài)的管理，系統通過RFID標簽作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數據采集和監(jiān)控，實現檔案業(yè)務辦理的自動化，從而取代傳統的工作流程。
