如何管理檔案室密集柜中的文件
檔案文件太多了！怎樣管理檔案室密集柜中的文件呢？檔案室密集柜是存儲大量資料的一種較為常用的密集存儲設備，即便是在當今這個數字化的時代，很多文書工作及檔案管理也是非常需要這種實體裝具的。它具有存儲量大，便于存取及管理等特點，目前在各種檔案局包括大中型企業(yè)中運用的都非常普遍。那么作為這么個大型的檔案裝具設備，里面的資料該如何歸類整理呢？一般都怎么進行管理呢？我們來參考下檔案管理總局下發(fā)的檔案管理規(guī)定吧！辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。公司檔案的分類及編號：指定資料員經辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。在業(yè)務中對外簽署的各種經濟合同按處理。檔案室密集柜借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。檔案備份制度公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按計算機管理辦法管理。備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。公司及各部門、員工有保護檔案的義務。檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化管理。檔案機構及其職責公司各部門指定專人負責檔案管理工作（即資料員）。檔案工作由公司總經理統(tǒng)一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。您如需了解更多關于密集柜的資料可以致電北京鋼之杰咨詢。
