在高速發(fā)展的今天，隨著企業(yè)的壯大，產(chǎn)生的檔案資料也會(huì)越來(lái)越多，根據(jù)國(guó)|家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都是有保管期限的，超過(guò)保管期限的檔案可以銷(xiāo)毀。
對(duì)于過(guò)期的實(shí)體檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，必須按照國(guó)|家規(guī)定檔案銷(xiāo)毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定，鑒定之后，寫(xiě)出銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)，然后及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀。
要對(duì)過(guò)期的檔案實(shí)體進(jìn)行處理，首先是要找出已過(guò)期的檔案，形成過(guò)期檔案清冊(cè)，但是，過(guò)期檔案怎么收集齊全呢？檔案銷(xiāo)毀怎么規(guī)范化審核呢？
一、查找過(guò)期檔案
使用會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)型、性質(zhì)的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)且的有序化管理，并提供了多種查找過(guò)期檔案的方法，可通過(guò)搜索平臺(tái)、信息檢索以及查找等功能找出已過(guò)期的檔案。下面是查找過(guò)期檔案的一個(gè)簡(jiǎn)單示例：會(huì)博通提供了一種類(lèi)似于自然語(yǔ)言的中文描述方式，這是會(huì)博通在檔案檢索領(lǐng)域的一種新的嘗試。
如：查找到期檔案：1年內(nèi)到期
會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi)的含義為“查找保管期限已到期或一年內(nèi)將到期的檔案”。
會(huì)博通可快速檢索出相關(guān)檔案記錄，檢查無(wú)誤后，即可打印到期檔案清冊(cè)或銷(xiāo)毀清冊(cè)。同時(shí)可通過(guò)電子檔案定位到實(shí)體檔案，直接找出過(guò)期實(shí)體檔案。
二、規(guī)范化檔案銷(xiāo)毀審核流程
會(huì)博通系統(tǒng)可以標(biāo)準(zhǔn)化銷(xiāo)毀審核流程，并且這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)完全可以由企業(yè)自定義，套用預(yù)先設(shè)計(jì)好的流程模板，以實(shí)現(xiàn)更為規(guī)范的銷(xiāo)毀業(yè)務(wù)流程管理。
在系統(tǒng)中可以把銷(xiāo)毀清單直接發(fā)起審核流程，讓參與審核的相關(guān)人員經(jīng)過(guò)層層篩選，嚴(yán)格審核批準(zhǔn)。并且都可以在系統(tǒng)中留下管理痕|跡，隨時(shí)可以查看追隨當(dāng)時(shí)的審核情況。
銷(xiāo)毀流程：
1，客戶初步咨詢了解銷(xiāo)毀事宜。
2，上門(mén)拜訪了解客戶的具體銷(xiāo)毀需求。
3，研究客戶需求提出方案供客戶選擇。
4，修正比較完善銷(xiāo)毀處置方案。
5，簽訂合同，完成相應(yīng)的出庫(kù)手續(xù)。
6，銷(xiāo)毀進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備，配合相應(yīng)的工作。
7，銷(xiāo)毀處理進(jìn)度控制，安全保密。
8，銷(xiāo)毀完成后進(jìn)行驗(yàn)收工作。
9，出具銷(xiāo)毀證明等手續(xù)。
