2.6 該公司必須保存原文件至少5 年，這些文件證實了購入產(chǎn)品的（GRS）狀況，包括：隨附產(chǎn)品的單據(jù)，以及各證書的副本（由一家有資質(zhì)的認(rèn)證機構(gòu)簽發(fā)）。
有關(guān)管理的準(zhǔn)則
3.1 受認(rèn)證公司需保證審核員可以從事以下事項：
3.1a 對所有交付給某特定單位原料的源頭、來源、性質(zhì)、數(shù)量以及使用情況進(jìn)行追蹤；
3.1b 對所有離開某特定單位的產(chǎn)品的源頭、來源、性質(zhì)、數(shù)量以及目的地進(jìn)行追蹤；
3.1c 對所有內(nèi)部廢料的源頭、來源、性質(zhì)、數(shù)量以及目的地進(jìn)行追蹤；
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3.1d 對于備產(chǎn)的GRS 材料的來源、性質(zhì)、數(shù)量、添加劑，用于制造的物質(zhì)和成分進(jìn)行檢查。包括對源自認(rèn)證和非認(rèn)證來源的材料的比率的計算，對消費前廢料和消費后廢料的比率以及采購的數(shù)量和在受認(rèn)證公司自己的資源數(shù)量比率的計算。
3.2 該受認(rèn)證公司必須對收到和交付的所有產(chǎn)品的性質(zhì)、數(shù)量、來源和/或目的地（包括相關(guān)買家的名稱和地址以及交貨的日期）進(jìn)行存檔。
3.3. 該受認(rèn)證公司必須保存在裝運時簽發(fā)的GRS 聲明文件，或這些GRS 聲明文件的副本。對于生產(chǎn)廠家，則包括聲明文件以及任何適用的交易證書。
3.4. 該受認(rèn)證公司必須能進(jìn)行總量平衡計算并存檔（標(biāo)準(zhǔn)5 中所述）。
有關(guān)質(zhì)量控制的準(zhǔn)則
4.1. 受認(rèn)證公司必須制作GRS 文件系統(tǒng)計劃，該計劃應(yīng)對整個過程進(jìn)行說明，包括風(fēng)險點和流程圖。
4.2. 受認(rèn)證公司還應(yīng)建立并執(zhí)行確保產(chǎn)品質(zhì)量的系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以在處理和制作之前，期間以及之后對所有的原材料，所有的半成品和所有的產(chǎn)品進(jìn)行追蹤和識別。在儲存和加工的過程中，可能會發(fā)生遭受外來材料的污染或者同已遭受同外來材料污染的產(chǎn)品相混合之類的風(fēng)險，因此必須對這些風(fēng)險點進(jìn)行識別和記錄。必須以文件形式闡明采取的預(yù)防性措施并嚴(yán)格執(zhí)行。
4.3 GRS 產(chǎn)品的運輸工具必須衛(wèi)生清潔，以避免與沒有按照相關(guān)規(guī)定生產(chǎn)的產(chǎn)品混合和污染。
使用專用運輸工具的時候，有必要從運輸公司處獲得一份書面聲明。該書面聲明應(yīng)指出裝載車輛或工具已經(jīng)經(jīng)過徹底地清潔、消毒。而且受認(rèn)證公司（發(fā)貨人）還必須對裝載車輛進(jìn)行隨機檢查。檢查報告必須根據(jù)需要隨時能提供驗證。
4.4. 原材料以及產(chǎn)品（半成品）的規(guī)格說明應(yīng)進(jìn)行記錄，并且相關(guān)人員可以及時獲取。
4.5. 任何外部的儲存場所應(yīng)視為工廠設(shè)施的一部分，所以適用工廠設(shè)施的規(guī)定同樣適用于該儲存場所。
與使用總量平衡計算方式計算GRS 材料和非GRS 材料之間的數(shù)量比例相關(guān)的準(zhǔn)則
5.1 為了成為GRS 體系的一部分，所生產(chǎn)的材料的一部分（以體積或重量度量）必須來自于經(jīng)GRS 認(rèn)可或者認(rèn)證的原料供應(yīng)商，并且100%不含任何污染物質(zhì)。GRS 材料的年度總數(shù)量是通過總量平衡計算公式計算出來的。
{（ΣX - （ΣY ΣZ）} {（ΣA ΣB） - （ΣC ΣD ΣE）} = 0
ΣX= 收到的GRS 回收材料的年度總量
ΣY= GRS 回收材料倉儲（生產(chǎn)、外運、測試）年度總量
ΣZ= GRS 回收材料使用后的庫存年度總量
ΣA= GRS 回收材料用于生產(chǎn)的年度總量
ΣB= 非GRS 原材料（輔料，其他纖維，刺繡等）用于生產(chǎn)的總量
ΣC= 生產(chǎn)過程中總損耗量
ΣD= 庫存中拒收或質(zhì)量檢驗后賣出的原材料總量
ΣE= 出貨或庫存成品的總量
在GRS 年審時應(yīng)對該數(shù)據(jù)進(jìn)行核查，這些數(shù)據(jù)必須與合同相一致。大于5%的偏差將視為與合同不一致，并且可能被排除在GRS 認(rèn)證體系之外。廢料百分比應(yīng)包含在總量平衡計算之中。受認(rèn)證公司必須明確說明在整個申報GRS 產(chǎn)品中使用的消費前和消費后廢料的比例。
B、環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)
有關(guān)環(huán)境管理的準(zhǔn)則
6.1 受認(rèn)證公司必須有一份環(huán)境方針手冊。該手冊必須包含:
該注冊公司的責(zé)任人; 最大程度減少和監(jiān)控廢料和排放物的文件程序; 在發(fā)生廢水事故時注冊公司應(yīng)采取何種措施的程序; 除此之外還必須有對員工進(jìn)行節(jié)水與節(jié)能、適當(dāng)使用與盡量減少使用化學(xué)品以及化學(xué)品正確處置等方面培訓(xùn)的文件記錄。而且該手冊還必須包含針對上述問題采用的改進(jìn)計劃。
6.2 受認(rèn)證公司必須對化學(xué)品、能源、水消耗和廢水處理進(jìn)行全面的存檔，包括對廢水沉淀物的處理。
6.3 沒有經(jīng)過廢水處理的廢水不得排放?？梢圆捎孟铝刑幚矸绞剑?
- 在公司內(nèi)部進(jìn)行廢水處理 - 當(dāng)?shù)貦C關(guān)進(jìn)行的廢水處理
6.4 廢水里不含任何添加劑，應(yīng)被冷卻至40℃/104℉以下才能排放。
6.5 pH 值小于6 大于9 的廢水，應(yīng)被中和至介于上述限值之間為止。