| 一、集團(tuán)電話簡(jiǎn)介 |
| 集團(tuán)電話是我們辦公中常用的電話通訊管理手段的一種。使電話管理者可集團(tuán)性管理外線來(lái)電與內(nèi)線呼出。 集團(tuán)電話設(shè)備一般由外線與分機(jī)構(gòu)成。外線指接入集團(tuán)電話中的外線總數(shù)。分機(jī)是您為您的員工所安排的的電話數(shù)量。
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| 接入集團(tuán)電話中常用外線種類： 1 普通外線：電話局普通局用線。 2 普通中繼線：與普通局用線相同，但可自動(dòng)聯(lián)選。 3 ISDN線路：一線通(ISDN)線路。 4 E&M專線：各地電話系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)專線。
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| 接入集團(tuán)電話中常用分機(jī)種類： 1 普通分機(jī)：可安裝普通分機(jī)，家中所安裝電話機(jī)可安裝在集團(tuán)電話中。 2 數(shù)字分機(jī)：各品牌電話系統(tǒng)中專用的數(shù)字分機(jī)。主要起編程作用及特殊功能實(shí)現(xiàn)。家用普通話機(jī)不可接入此類型分機(jī)端口中。
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| 安裝集團(tuán)電話好處： 如您公司人員很多，不可能為每一名員工都安排一部直線電話。即使都安排了一部直線電話這樣為將來(lái)的管理工作也帶來(lái)了隱患(主要指電話費(fèi)用管理)。這樣您可考慮安裝集團(tuán)電話設(shè)備。為每一名員工安排一部分機(jī)，外線打入由前臺(tái)(或電腦話務(wù)員)進(jìn)行信息處理，這樣在節(jié)約費(fèi)用的同時(shí)，對(duì)于外線打入者也會(huì)以最快的速度與要聯(lián)系的人聯(lián)系上。 在使用電話系統(tǒng)的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)如分機(jī)占線或分機(jī)無(wú)人接聽等很多種情況。如沒(méi)有安裝集團(tuán)電話這樣您很可能失掉了一次在第一時(shí)間與您客戶聯(lián)系的機(jī)會(huì)。不如把這項(xiàng)工作交給集團(tuán)電話來(lái)處理。在分機(jī)占線或無(wú)人接聽時(shí)集團(tuán)電話會(huì)按您的需要把電話轉(zhuǎn)到另一處分機(jī)。如您安裝了語(yǔ)音信箱設(shè)備，會(huì)把此電話轉(zhuǎn)到您自已的信箱中讓客戶留言。 多種情況下您對(duì)直線電話的管理只能憑借您員工的自覺(jué)性。對(duì)話費(fèi)的管理也是集團(tuán)電話的一大功能。它會(huì)按您的安排為每一分機(jī)安排一個(gè)密碼，如您離開座席不知密碼的人無(wú)法使用您的分機(jī)。在安裝了計(jì)費(fèi)功能后您也可對(duì)電話費(fèi)用管理提出您新的看法來(lái)。計(jì)費(fèi)系統(tǒng)會(huì)告訴您哪一位員工所打的電話費(fèi)用最多或最少，打出的電話號(hào)碼及總費(fèi)用等等 |
| 二、集團(tuán)電話系統(tǒng)示意圖 |
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| 三、功能簡(jiǎn)介 |
| 轉(zhuǎn)接分機(jī) 用戶安裝集團(tuán)電話之后，可享受電話轉(zhuǎn)接功能，如外線來(lái)電總機(jī)系統(tǒng)內(nèi)分先振鈴，由總機(jī)值班人員或電腦話務(wù)員進(jìn)行轉(zhuǎn)接,接至其它分機(jī)。 顯示外線 電話系統(tǒng)安裝完畢后，如用戶安裝電話為多功能電話可在多功能電話外線顯示鍵上看到外線使用情況，如外線占用或正處于閑置狀態(tài)。此功能方便用戶清楚的知道使用外線情況。什么號(hào)碼占用或閑置。 長(zhǎng)途限制 跟據(jù)用戶使用情況的安排，電話安裝工程師可進(jìn)行編程?？砂涯骋环謾C(jī)長(zhǎng)途功能鎖住，限制此分機(jī)的向外撥電。您可以把公司中某些職員(在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)可不打長(zhǎng)途電話)電話機(jī)上長(zhǎng)途功能進(jìn)行限制，這樣可為用戶節(jié)約出很多電話長(zhǎng)途費(fèi)用。 電話會(huì)議 集團(tuán)電話中最多使用便為電話會(huì)議功能。此功能可把一組分機(jī)或一組外線組合在一起進(jìn)行通話，也可為分機(jī)加外線。這樣在您工作中可方便的開啟一些諸如董事會(huì)，或公司內(nèi)部的一些電話會(huì)議?？膳R時(shí)邀請(qǐng)一些工作人員參加電話會(huì)議。 聲音區(qū)分 集團(tuán)電話系統(tǒng)中分為兩種電話機(jī)，多功能電話或普通電話。在外線打入時(shí)根據(jù)電話機(jī)振鈴聲可區(qū)分外線打入或分機(jī)打入。多為外線打入2聲，分機(jī)打入3聲。 白天夜間服務(wù)分機(jī)自動(dòng)轉(zhuǎn)移 用戶安裝電話系統(tǒng)后多為白天為固定一分機(jī)振鈴。可在下班之后，分機(jī)無(wú)人接聽或公司值班人員不能長(zhǎng)時(shí)間在白天電話振鈴旁邊。系統(tǒng)中可設(shè)定在某一時(shí)間內(nèi)或固定時(shí)間后如有外線來(lái)電話自動(dòng)轉(zhuǎn)移至值班分機(jī)去振鈴。 內(nèi)線分組 電話系統(tǒng)可把內(nèi)線一組分機(jī)或一組外線固定在一個(gè)程序組內(nèi)，外線打入可直接打入這一組分機(jī)內(nèi)，這一組分機(jī)內(nèi)部可設(shè)定分機(jī)振鈴，或1個(gè)分機(jī)振鈴或者幾個(gè)分機(jī)同時(shí)振鈴。這樣可方便內(nèi)線外線的管理，自己部門可統(tǒng)一分配幾條外線，只有這一組分機(jī)可選這一組的外線向外撥電。在交電話費(fèi)時(shí)，各個(gè)部門可按自已部門的電話號(hào)碼進(jìn)行交費(fèi)。 音樂(lè)保留 在分機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)接過(guò)程中，外線或分機(jī)用戶可聽到音樂(lè)保留聲。這樣會(huì)使客戶不會(huì)因?yàn)闆](méi)有任何聲音提示而掛斷電話。 回叫功能 外線轉(zhuǎn)移至分機(jī)，分機(jī)無(wú)人應(yīng)答或分機(jī)占線。根據(jù)用戶要求可設(shè)定成轉(zhuǎn)移至其它分機(jī)還是回到原來(lái)分機(jī)。 號(hào)碼限制 根據(jù)用戶要求可把一組電話號(hào)碼對(duì)所有或?qū)σ徊糠址謾C(jī)進(jìn)行限制。如168、268、160等一些收費(fèi)電話號(hào)碼。這樣做可為公司節(jié)約很大一部分電話費(fèi)用。 時(shí)鐘日期 電話系統(tǒng)中多功能電話顯示屏上可顯示出現(xiàn)在的時(shí)間及日期。 請(qǐng)勿打擾 可把分機(jī)設(shè)制在請(qǐng)勿打擾的狀態(tài)。在一定時(shí)間，分機(jī)用戶不想有任何電話來(lái)打擾。在自已的分機(jī)上撥一些代碼可方便的實(shí)現(xiàn)此功能。 熱線服務(wù) 系統(tǒng)內(nèi)個(gè)別分機(jī)(無(wú)論是專用按鍵電話或普通電話)可在安裝時(shí)設(shè)定熱線服務(wù)。用戶只需提起聽筒，電話便會(huì)息動(dòng)按預(yù)先輸入的熱線號(hào)碼撥電。 嚎叫提示 當(dāng)通話完畢后而用戶沒(méi)有把聽筒放回正確掛機(jī)位置時(shí)，在指定的時(shí)間內(nèi)系統(tǒng)會(huì)發(fā)出嚎叫聲提醒用戶。 聯(lián)網(wǎng)功能 可以把二個(gè)或更多個(gè)電話系統(tǒng)通過(guò)自己的網(wǎng)絡(luò)板聯(lián)在一起。這樣可方便實(shí)現(xiàn)異地通訊及語(yǔ)音傳遞。 號(hào)碼記憶 用戶可自己把一些分機(jī)號(hào)碼儲(chǔ)存在電話系統(tǒng)中。根據(jù)系統(tǒng)不同可分別儲(chǔ)存20-100個(gè)不等。 代接功能 代接組成員可在自已的話機(jī)上代接組內(nèi)其它成員電話,也可指定專門話機(jī)上進(jìn)行代接。 專線功能板 如客戶需接衛(wèi)星專線，可提供相應(yīng)系統(tǒng)板。衛(wèi)星專線是指由某地到某地從當(dāng)?shù)仉娦啪滞ㄟ^(guò)衛(wèi)星聯(lián)至用戶交換機(jī)的線路，一般情況用戶交年租費(fèi)，年租費(fèi)含全年通訊費(fèi)用。 自動(dòng)重?fù)?/b> 此功能簡(jiǎn)化在撥電時(shí)遇有占線或無(wú)人接聽而需重?fù)艿倪^(guò)程。在遇到上述情況時(shí)可設(shè)定自動(dòng)重?fù)芄δ?，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)替用戶每隔一段時(shí)間再次撥電。 遠(yuǎn)距分機(jī) 電話系統(tǒng)一般在小范圍之內(nèi)無(wú)任何限制，如客戶需要一遠(yuǎn)距離分機(jī)，有些系統(tǒng)可提供遠(yuǎn)距離分機(jī)板。這樣最遠(yuǎn)可使分機(jī)距離主機(jī)2至3公里遠(yuǎn)。 停電轉(zhuǎn)移 如系統(tǒng)停電，有些系統(tǒng)中可自帶后備電源。在后備電源也用完的情況下，有些系統(tǒng)可把某幾個(gè)分機(jī)作為直線來(lái)用，也就是系統(tǒng)把分機(jī)自動(dòng)跳線為直線電話，直到來(lái)電系統(tǒng)自動(dòng)回到原有狀態(tài)。 語(yǔ)音信箱 集團(tuán)電話系統(tǒng)中可安裝店音信箱設(shè)備。外線來(lái)電由語(yǔ)音信箱進(jìn)行轉(zhuǎn)接(指由電話語(yǔ)音提示進(jìn)行轉(zhuǎn)接)，轉(zhuǎn)至分機(jī)，分機(jī)無(wú)人應(yīng)答或占線，電話打入者可把語(yǔ)音存入語(yǔ)音信箱(語(yǔ)箱信箱可把分機(jī)主人原來(lái)錄制的語(yǔ)音提示給用戶)。分機(jī)主人可用分機(jī)或外線打入方式提取信箱中的留言。 計(jì)費(fèi)功能 集團(tuán)電話系統(tǒng)一般可提供計(jì)費(fèi)接口，如不接計(jì)費(fèi)軟件，可直接把打印機(jī)接到計(jì)費(fèi)接口板上，這樣一一對(duì)應(yīng)的把分機(jī)所打的電話號(hào)碼，時(shí)間長(zhǎng)短，及分機(jī)號(hào)碼打印出來(lái)。如配制計(jì)費(fèi)軟件可通過(guò)軟件的費(fèi)率功能，把分機(jī)在一定的時(shí)間內(nèi)所打的電話費(fèi)用的總和存入電腦，如客戶需要用時(shí)在對(duì)分機(jī)電話費(fèi)用進(jìn)行分析。這樣做可大大節(jié)約電話費(fèi)用的支出。 |
